Gymly-koppeling: je leden en check-ins in GymFlow
De Gymly-koppeling van GymFlow leest leden, abonnementen, pauzes, opzeggingen en check-ins uit Gymly en houdt ze bij in GymFlow. GymFlow schrijft nooit iets terug: Gymly blijft je ledenadministratie.
De Gymly-koppeling in het kort
- Richting
- Van Gymly naar GymFlow, alleen-lezen
- Koppelen
- Met een API-sleutel uit Gymly, door de eigenaar
- Direct
- Check-ins en wijzigingen, via de webhook van Gymly
- Elke nacht
- Om 04:00 uur een volledige vergelijking als vangnet
- Bezoekhistorie
- 3, 6, 12 of 24 maanden terug, naar keuze
- Welke leden
- Alleen actieve leden, of ook opgezegde en oude leden
- Nooit opgehaald
- Betaal- en bankgegevens
- Ontkoppelen
- Verwijdert niets, alle gegevens blijven staan
Wat GymFlow uit Gymly leest
GymFlow doet alleen leesverzoeken. Er bestaat geen code om iets naar Gymly te sturen.
-
Leden
Naam, e-mail, telefoon, geboortedatum en adres. Een nieuw lid in Gymly staat ook in GymFlow en een gewijzigd nummer wordt bijgewerkt.
-
Abonnementen
Het abonnement zoals het in Gymly staat, met prijs, startdatum en einddatum.
-
Pauzes en opzeggingen
De start en de hervatdatum van een pauze, de opzegdatum en de einddatum. Wordt een opzegging in Gymly ingetrokken, dan komt dat ook door.
-
Check-ins
Elke geslaagde check-in wordt een bezoek bij het juiste lid. Mislukte check-ins en check-ins van personeel tellen niet mee.
-
Wat GymFlow overslaat
Een geboortedatum in de toekomst of een onbruikbaar telefoonnummer neemt GymFlow niet over. Een leeg veld is beter dan een fout veld.
Elk veld heeft één eigenaar: Gymly voor wat in Gymly ontstaat, GymFlow voor wat in GymFlow ontstaat.
Zo koppel je Gymly
Koppelen doet de eigenaar zelf, in de instellingen bij Bezoekdata. Na vier stappen staat de koppeling; de vijfde doet GymFlow elke nacht.
-
Maak een API-sleutel in Gymly
Je maakt de sleutel aan in Gymly, bij de instellingen voor developers. Die plak je in GymFlow, samen met de link van een lidmaatschap. Zo weet GymFlow om welke club het gaat.
-
Geef akkoord en koppel
Je vinkt het akkoord voor de gegevensverwerking aan en klikt op Koppelen. GymFlow bewaart de sleutel versleuteld en toont daarna alleen de laatste vier tekens.
-
GymFlow neemt alles over
Bestaande klanten worden aan hun lid in Gymly gekoppeld, nieuwe leden komen erbij en de bezoeken van de gekozen periode worden opgehaald. Dat loopt op de server, dus je kunt de app sluiten.
-
Zet de webhook aan in Gymly
GymFlow toont het adres. In Gymly vink je vier categorieën aan: Check-ins, Lidmaatschappen, Gebruikers en Facturen. Vanaf dan komt elke check-in en elke wijziging direct door.
-
Elke nacht een controle
Om 04:00 uur legt GymFlow alles opnieuw naast Gymly. Wat de webhook miste, is binnen een dag alsnog binnen. Gemiste check-ins haalt de nacht tot 31 dagen terug in.
Wat je ermee kunt in GymFlow
-
Aandacht
De lijst Aandacht bestaat alleen met bezoekdata. Met de check-ins uit Gymly ziet GymFlow wie 28 dagen niet is geweest, of wie als vaste bezoeker 50 procent minder komt. Dat zijn de standaardgrenzen. Je stelt ze zelf in en zet Aandacht aan wanneer je er klaar voor bent.
-
Start en bezoek
Op de startpagina zie je wie er nu binnen is. Onder Overzicht, Bezoek staat per minuut hoe druk het was. Een check-in telt standaard 90 minuten mee.
-
Inschrijvingen uit de bron
Een nieuw lid in Gymly staat in GymFlow als inschrijving, gekoppeld aan de kennismaking of de aanvraag als die er was. Een wissel, verlenging, extra abonnement of dagpas telt niet. Wie na meer dan 30 dagen terugkomt, telt wel.
-
Opzeggingen met een dubbele controle
Een opzegging telt pas als hij in GymFlow verwerkt is en in Gymly is opgezegd. Elke nacht legt GymFlow elke verwerkte opzegging van de laatste 200 dagen naast Gymly. Streep je er een af die in Gymly nog loopt, dan vraagt GymFlow eerst door en volgt na 7 dagen een taak.
-
Acties na een dagpas
Checkt iemand in met een dagpas uit Gymly, dan kan GymFlow na een wachttijd een taak, een melding voor de balie of een kortingsmail klaarzetten. De standaardregel wacht 3 uur en staat uit tot je hem aanzet. Hij werkt alleen met de webhook van Gymly aan.
-
Klopt met Gymly
In Sales legt de knop Nu vergelijken de inschrijvingen en opzeggingen van drie maanden naast Gymly, per maand en per persoon. Elk verschil staat er met naam bij.
Bij twijfel beslis jij
GymFlow koppelt alleen wat zeker is. De rest legt het aan je voor.
-
Zeker of twijfel
GymFlow koppelt een lid op Gymly-id, klantnummer met naam, e-mail, telefoon of naam met geboortedatum. Klopt alleen de naam, dan is het twijfel en koppelt GymFlow niets zelf.
-
Een gezin met één e-mailadres
Passen twee leden uit Gymly op één klant, dan staat het onder Te beoordelen. Je kiest Goedkeuren of Afkeuren.
-
Een proefrun vooraf
Met de proefrun zie je hoe de leden uit Gymly aan je klanten worden gekoppeld, zonder dat er iets wordt opgeslagen.
-
Een noodrem
Zou één ronde meer dan 25 leden en meer dan 10 procent van je gekoppelde leden op Oud lid zetten, dan voert GymFlow dat niet uit en meldt het. Zo'n sprong is eerder een fout dan een leegloop.
-
Twee nachten mis
Mislukt de nachtelijke ronde twee nachten op rij, bijvoorbeeld door een verlopen sleutel, dan krijgt je club een taak om de koppeling na te kijken.
Wat in Gymly blijft
-
Contracten en incasso
Contracten, prijzen en incasso blijven in Gymly. GymFlow int geen geld en maakt geen facturen.
-
Wijzigen doe je in Gymly
Naam, contact, adres, lidmaatschap en klantnummer van een gekoppeld lid wijzig je in Gymly. GymFlow neemt het bij de volgende synchronisatie over. Het werk van je team blijft in GymFlow.
-
De opzegging zelf
Het gesprek en de reden staan in GymFlow. De opzegging voer je in Gymly in. Zodra dat gebeurd is, streept GymFlow hem zelf af.
-
De deur
Inchecken en toegang blijven bij Gymly. GymFlow krijgt alleen het bericht dat iemand binnen is.
-
Wat GymFlow niet leest
Leads, groepslessen en no-shows uit Gymly, mislukte betalingen en geblokkeerde toegang. De categorie Facturen in de webhook is alleen een signaal om dat ene lid opnieuw te lezen, bijvoorbeeld bij een nieuwe prijs na een kortingsperiode.
Veelgestelde vragen
Verandert GymFlow iets in mijn Gymly?
Nee. GymFlow doet alleen leesverzoeken en schrijft nooit naar Gymly. Ook de webhook zet je zelf in Gymly aan.
Hoe snel staat een check-in uit Gymly in GymFlow?
Direct, zodra de webhook van Gymly aanstaat. Zonder webhook komen check-ins en wijzigingen in de nacht binnen, bij de ronde van 04:00 uur.
Wat heb ik nodig om Gymly te koppelen?
Een API-sleutel die je in Gymly aanmaakt. De eigenaar plakt hem in GymFlow en geeft akkoord voor de gegevensverwerking. Daarna zet je in Gymly de webhook aan.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik Gymly ontkoppel?
Er verdwijnt niets. Ontkoppelen haalt de sleutel weg. Alle leden en bezoeken blijven staan en zijn daarna weer in GymFlow te bewerken.
Haalt GymFlow betaalgegevens uit Gymly op?
Nee. Betaal- en bankgegevens haalt GymFlow nooit op. Wel het abonnement met de prijs, zodat je team ziet wat een lid heeft.
Zie het met je eigen club
In een demo lopen we jouw dag door: van de eerste aanvraag tot het rooster van volgende week.