Plan een demo

Elke aanvraag als lead bij de balie

Aanvragen van GymFlow is de lijst waarin elke nieuwe lead van je sportschool binnenkomt: uit je postvak, van je website of met de hand toegevoegd. De balie ziet per persoon één rij met naam, telefoonnummer en soort aanvraag, en belt vanuit die rij.

Plan een demo Zet in je pakket

Hoort bij het basispakket. Nodig: Voor automatische intake een gekoppeld postvak of de webhook van je website.

De lijst Aanvragen: per aanvraag de naam, het soort aanvraag, of de inplan-link is verstuurd en de status.

Wat het je oplevert

  • Niemand typt een aanvraag over

    Naam, telefoonnummer en e-mailadres komen mee uit het formulier. De balie opent de lijst en belt.

  • Eén rij per persoon

    Meldt iemand zich twee keer, dan komt de tweede aanvraag onder dezelfde rij. Je belt niemand drie keer zonder het te zien.

  • Ook na sluitingstijd komt het binnen

    Een formulier van 22:00 uur staat dezelfde avond als lead in de lijst, klaar voor de balie van de volgende ochtend.

Zo werkt het

  1. 22:00 uur: het formulier komt binnen

    Iemand vraagt op je website een proefles aan. De mail landt in je gekoppelde postvak en GymFlow maakt er een lead van.

  2. De AI zegt wat het is

    Elke mail in een postvak van de club krijgt een van vier oordelen: aanvraag, inschrijving, opzegging of geen, met de zekerheid erbij, bijvoorbeeld 92%. Klopt het niet, dan corrigeer je het met Klopt niet.

  3. 08:30 uur: de balie opent Aanvragen

    De lijst staat op Open. De balie zoekt op naam of nummer en belt met het telefoontje in de rij. Een tik op de rij opent de belkaart met de tijdlijn van die lead.

  4. Iemand staat aan de balie

    Een inloper of beller zet je erbij met Nieuwe lead. Van een mail of WhatsApp-gesprek in de Inbox maak je een lead met Lead maken; GymFlow laat eerst zien wie al op de afzender lijkt.

De instelling Soorten aanvragen met per soort de duur en de opvolging.
Per soort aanvraag stel je duur en opvolging in.
De lijst Aanvragen op een telefoon.
Eén aanvraag in de lijst met de status van de inplan-link en een belknop.
Per aanvraag zie je of de inplan-link is verstuurd.

De feiten

Postvakken per club
Maximaal 3
Outlook.com en Microsoft 365
Nieuwe mail is er binnen seconden
Gmail, Google Workspace en IMAP
Elke 5 minuten opgehaald
Dubbele aanvraag
Dezelfde persoon binnen 72 uur wordt één lead (standaard)
Webhook van je website
60 berichten per uur per club, 16 kB per bericht
Wie de lijst ziet
Balie, manager en eigenaar zien dezelfde lijst
Waar de AI draait
Op het EU-endpoint van Google

Dit stel je zelf in

  • Welke postvakken GymFlow leest, maximaal 3
  • Per postvak wat GymFlow eruit haalt: aanvragen, inschrijvingen, opzeggingen
  • Je eigen soorten aanvragen, elk met trefwoorden waaraan een mail wordt herkend
  • Welke afzenders GymFlow negeert
  • Hoe lang dezelfde persoon als dubbel telt (standaard 72 uur)
  • Welke namen de balie kiest bij Wie handelt dit af?
  • Wie per gebruiker een lead mag bellen, inplannen, beoordelen of samenvoegen
  • Of de webhook van je website aan staat

Wat het niet doet. Aanvragen leest geen UTM-codes en haalt geen leads op uit advertentieplatforms: de bron die je formulier meestuurt, staat als tekst op de leadkaart.

Werkt samen met

Vragen over Aanvragen

Moet ik mijn websiteformulier aanpassen?

Nee. Een formulier dat een mail naar je postvak stuurt, werkt zoals het is. Je websitebouwer kan het ook rechtstreeks naar de webhook van je club sturen.

Welke postvakken kan ik koppelen?

Gmail en Google Workspace, Outlook.com en Microsoft 365, en mail op je eigen domein via IMAP. Per club maximaal 3.

Wat als de AI een mail verkeerd beoordeelt?

Dan zet je het recht met Klopt niet, en de AI neemt je correctie mee als voorbeeld. Valt de AI uit of twijfelt hij, dan beslissen de vaste trefwoorden en de formulierherkenning.

Krijg ik dubbele leads als een formulier in twee postvakken binnenkomt?

Nee. Dezelfde persoon binnen 72 uur wordt één lead, ook als het formulier op info@ en op een persoonlijk adres binnenkomt, of via mail en webhook tegelijk. Lijkt alleen de naam op elkaar, dan beslis je zelf.

Past goed bij

Zie het met je eigen club

In een demo lopen we jouw dag door: van de eerste aanvraag tot het rooster van volgende week.

Plan een demo Stel je pakket samen