Plan een demo

Volg elke lead op voordat hij afkoelt

Opvolgen en herinneren van GymFlow is de keten van belherinneringen en berichten die een lead van aanvraag naar kennismaking brengt. De balie krijgt standaard na 5 minuten een pushmelding om te bellen als de lead zichzelf nog niet heeft ingepland, en legt op de belkaart vast wat er gebeurde: opgenomen, geen gehoor of bel later.

Plan een demo Zet in je pakket

Hoort bij het basispakket.

De belkaart van een aanvraag: wat er nu moet gebeuren, het bericht van de aanvrager en de knoppen Gebeld en Bel later.

Wat het je oplevert

  • De balie weet wie er wacht

    De melding noemt de naam, het nummer en hoe lang de lead al wacht. Binnen je bemande uren komt hij standaard elk uur terug, tot iemand de lead oppakt of 24 uur na de aanvraag.

  • Geen gehoor krijgt een vervolg

    Na de laatste belpoging mailt GymFlow de inplan-link na. De lead blijft standaard nog 3 dagen zichtbaar voor een extra poging.

  • No-show komt terug in de bellijst

    Kiest de balie Niet opgekomen, dan gaat de inplan-link opnieuw naar de lead en volgt een belherinnering. In hetzelfde venster staat de stap Wat nu, met Nieuw moment of Klaar.

Zo werkt het

  1. Vijf minuten later: de eerste belherinnering

    Een lead van 09:00 uur kreeg de inplan-link maar heeft na 5 minuten niet geboekt. De balie krijgt de melding Lead wacht op een belletje; een tik opent de belkaart.

  2. Gebeld: twee grote keuzes

    Na het bellen tikt de balie op Gebeld. Ja, klant nam op: de proefles wordt meteen ingepland. Nee, geen gehoor: de poging wordt geteld, bijvoorbeeld poging 1 van 2, en na 1 uur volgt de melding Bel opnieuw.

  3. Bel later met één tik

    Wil de lead later gebeld worden, dan kiest de balie Over 1 uur, Over 2 uur, Over 4 uur, Morgenochtend 09:00 of een eigen moment. Op dat moment komt de melding Bel terug.

  4. De avond voor de afspraak

    Heb je de herinnering voor de klant aangezet, dan krijgt de lead één bericht met datum en tijd. Bij de standaard van 16 uur krijgt wie morgen om 10:00 uur komt, het vanavond om 18:00 uur.

Het venster Gebeld met de keuzes: ja, klant nam op, of nee, geen gehoor.
Na het bellen kiest de balie uit twee uitkomsten.
De tijdlijn Zo loopt een aanvraag in de instellingen voor opvolgen.
De instellingen tonen de hele route van een aanvraag als tijdlijn.
Een rij in de Pijplijn met de status geen gehoor na twee belpogingen.
Geen gehoor blijft zichtbaar in de Pijplijn.

De feiten

Eerste belherinnering
Standaard na 5 minuten (0 tot 120)
Herhaling
Standaard elk uur, binnen bemande uren, tot 24 uur na de aanvraag
Geen gehoor
Standaard na 2 belpogingen; de inplan-link gaat dan per mail na
Herinnering voor de klant
Standaard uit; één bericht, 16 uur vooraf, via WhatsApp of e-mail
Niet opgekomen
Link opnieuw, belherinnering na 1 uur, stoppen na 2 gemiste afspraken (standaard)
Ik bel zelf terug
Schakelaar op de belkaart: de lead blijft open, de herinneringen stoppen

Dit stel je zelf in

  • Na hoeveel minuten de balie de eerste belherinnering krijgt
  • Hoeveel uur er tussen twee herinneringen zit
  • Na hoeveel belpogingen de balie stopt (1 tot 10) en hoeveel uur ertussen zit
  • Of de inplan-link na de laatste poging per mail wordt nagestuurd
  • Of de klant een herinnering krijgt, via welk kanaal en hoeveel uur vooraf (1 tot 168)
  • Of het personeel een melding krijgt vlak voor een kennismaking (5 tot 120 minuten vooraf)
  • Na hoeveel gemiste afspraken de opvolging stopt (0 tot 10)

Wat het niet doet. GymFlow belt niet zelf: het herinnert de balie, en de herinnering voor de klant gaat via WhatsApp of e-mail, niet per sms.

Werkt samen met

Vragen over Opvolgen en herinneren

Krijgt de balie 's nachts meldingen?

Standaard niet. Een aanvraag van 03:00 uur geeft geen melding; zodra je bemande uren beginnen, krijgt de balie de leads die zichzelf nog niet hebben ingepland. Dag en nacht melden kan ook, als je dat aanzet.

Krijgt de balie voor elke lead een belherinnering?

Nee, alleen als de soort aanvraag op Balie belt of Link + balie belt staat en er een telefoonnummer is. Staat de soort op Inplan-link, dan plant de lead zelf in en krijgt de balie geen belherinnering.

Wat als de lead zichzelf intussen heeft ingepland?

Dan stoppen de belherinneringen. Boekt de lead terwijl de balie de belkaart open heeft, dan meldt GymFlow dat en verdwijnt hij uit de bellijst.

Gaat de afspraak-herinnering vanzelf?

Nee, die staat standaard uit. Je zet hem aan wanneer je er klaar voor bent en kiest WhatsApp of e-mail. Een afspraak die binnen het venster van 16 uur wordt geboekt, krijgt geen herinnering.

Past goed bij

Zie het met je eigen club

In een demo lopen we jouw dag door: van de eerste aanvraag tot het rooster van volgende week.

Plan een demo Stel je pakket samen