GymFlow koppelt met wat je al gebruikt
GymFlow werkt naast je ledenadministratie en koppelt met wat je sportschool al gebruikt: Gymly, je postvak, WhatsApp Business, sms en je website. Je vervangt niets: GymFlow leest mee en regelt het dagelijkse werk eromheen, van aanvraag tot werkrooster.
De koppelingen
-
Gymly
Ledenadministratie. Koppel je zelf in de instellingen.
Van Gymly naar GymFlow: GymFlow leest alleen en schrijft nooit iets naar Gymly.
- Koppelen doe je met een API-sleutel uit Gymly. Alleen de eigenaar kan koppelen en ontkoppelen.
- Staat de webhook in Gymly aan, dan komt elke check-in en elke wijziging direct door. Zonder webhook komt alles in de nacht binnen.
- Elke nacht om 04:00 uur legt GymFlow leden, abonnementen, opzeggingen, pauzes en bezoeken opnieuw naast Gymly.
- GymFlow haalt geen betaal- of bankgegevens op.
- Ontkoppelen verwijdert niets. Alle gegevens blijven staan en zijn daarna weer in GymFlow te bewerken.
Voedt: Ledenlijst, Inschrijvingen, Opzeggingen, Aandacht, Start en bezoek, Acties, Sales en reactietijd, Muziek per leeftijd
-
Microsoft 365 en Outlook
E-mail. Koppelt Root & Logic op aanvraag.
Twee kanten op: GymFlow leest je postvak en verstuurt antwoorden en mailings vanaf je eigen adres.
- Het postvak wordt gekoppeld met de login van Microsoft, zonder wachtwoord in GymFlow. Standaard regelt Root & Logic dat voor je club.
- Microsoft meldt nieuwe mail direct aan GymFlow. Een aanvraag per mail is er binnen seconden.
- Gelezen, ongelezen, gearchiveerd en verwijderd lopen gelijk tussen Outlook en de Inbox van GymFlow.
- Je mappen uit Outlook staan in de Inbox. Verplaats je daar een gesprek, dan verhuist de mail in Outlook mee.
- In een zakelijke Microsoft 365-omgeving keurt je IT-beheerder de koppeling soms één keer goed.
Voedt: Aanvragen, Inbox, Inschrijvingen, Opzeggingen, Mailings, AI en kennisbank
-
Gmail en andere postvakken
E-mail. Koppelt Root & Logic op aanvraag.
Twee kanten op: GymFlow leest het postvak via IMAP en verstuurt via SMTP vanaf je eigen adres.
- Gmail en Google Workspace koppel je met een app-wachtwoord van 16 tekens, nooit met je gewone wachtwoord. Tweestapsverificatie bij Google moet daarvoor aan staan.
- Mail op je eigen domein koppel je met de IMAP-gegevens van je provider.
- GymFlow controleert het postvak elke 5 minuten. Met een knop haal je de mail direct op, zonder te wachten.
- Gelezen, ongelezen, gearchiveerd en verwijderd lopen gelijk met de Inbox. Mappen neemt GymFlow alleen uit Outlook over.
- Maximaal 3 postvakken per club. De eigen postvakken van collega's tellen niet mee.
Voedt: Aanvragen, Inbox, Inschrijvingen, Opzeggingen, Mailings, AI en kennisbank
-
WhatsApp Business
Berichten. Koppel je zelf in de instellingen.
Twee kanten op: berichten van klanten komen binnen in GymFlow en GymFlow verstuurt vanaf je eigen nummer.
- Koppelen doe je in het venster van Meta, op een computer of iPad in de browser. Reken op ongeveer 5 minuten.
- Je houdt je huidige nummer, waarbij de WhatsApp Business-app op je telefoon blijft werken, of je kiest een apart nummer voor GymFlow.
- Vrij typen kan tot 24 uur na het laatste bericht van de klant. Daarbuiten gaat een vaste tekst die Meta vooraf goedkeurt, meestal binnen een dag.
- Voor automatische berichten, zoals de inplan-link en herinneringen, vraagt Meta een betaalpas. Ontvangen en antwoorden werkt zonder.
- Elke ochtend om 06:30 uur controleert GymFlow de koppeling. Een probleem bij Meta staat daarna bij het nummer.
Voedt: Zelf inplannen, Opvolgen en herinneren, Inbox, WhatsApp-assistent
-
Sms
Berichten. Koppel je zelf in de instellingen.
Alleen uitgaand: GymFlow verstuurt de sms en een antwoord erop komt niet binnen.
- Je sluit niets aan. Sms loopt via Twilio, op het account van GymFlow.
- Standaard gaat de inplan-link per sms naar een nieuwe aanvrager. Het kanaal stel je zelf in: sms, WhatsApp, WhatsApp met sms als terugval of mail.
- Sms gaat alleen naar Nederlandse nummers. Bij een buitenlands nummer gaat de inplan-link per mail; zonder e-mailadres krijgt de balie de melding om zelf te bellen.
- De sms komt niet van het nummer van je club en de ontvanger kan er niet op antwoorden.
- Zet je onder Instellingen, Meldingen het kanaal Sms uit, dan gaat er geen sms naar leads of leden. Elke verstuurde sms staat in het berichtenlogboek, met of hij is afgeleverd.
Voedt: Zelf inplannen, Opvolgen en herinneren, Aanvragen, Inschrijvingen, Aandacht
-
Webhook voor je website
Website. Koppelt Root & Logic op aanvraag.
Van je website naar GymFlow: elk formulier komt binnen als aanvraag, inschrijving of opzegging.
- Eén adres met een sleutel per club. Je websitebouwer vindt in de app voorbeelden in cURL, JavaScript en PHP.
- Drie soorten berichten: aanvraag, inschrijving en opzegging. Elk gaat dezelfde weg als een mail van die soort, met dezelfde dubbelcheck.
- Maximaal 60 berichten per uur en 16 kB per bericht.
- Een onbekend veld of een tikfout in een veldnaam geeft direct een foutmelding met de naam van het veld.
- Met de knop Test stuur je een echte proefaanvraag. Een nieuwe sleutel maakt het oude adres direct ongeldig.
Voedt: Aanvragen, Pijplijn, Inschrijvingen, Opzeggingen
-
Andere incheck-systemen
Bezoekdata. Koppelt Root & Logic op aanvraag.
Van je incheck-systeem naar GymFlow: het systeem stuurt elk bezoek en GymFlow stuurt niets terug.
- Je vraagt de koppeling aan in de app, onder Alle koppelingen. Root & Logic regelt hem daarna met je leverancier.
- Voorwaarde: je systeem kan bezoeken zelf naar een adres van GymFlow sturen. Een toegangspoort, een scanner of een eigen script kan dat ook.
- Tot 500 bezoeken per bericht. Een bezoek dat twee keer wordt aangeleverd, telt één keer.
- GymFlow herkent het lid aan het klantnummer of het e-mailadres.
- GymFlow staat niet bij de deur: het opent geen poort en vervangt je incheck-systeem niet.
Voedt: Aandacht, Start en bezoek, Ledenlijst, Muziek per leeftijd
-
Import uit CSV of Excel
Eenmalige import. Koppel je zelf in de instellingen.
Eenmalig van een bestand naar GymFlow: je leest een export in en er blijft geen koppeling lopen.
- Leest CSV en Excel (.xlsx). Een oud .xls-bestand sla je eerst op als .xlsx of CSV.
- Herkent de kolomkoppen uit exports van ClubPlanner, LogiFit en Virtuagym, ook Belgische termen als familienaam, gsm en gemeente. Bij een ander bestand pas je de kolommen zelf aan.
- 23 velden per lid, van naam en e-mail tot abonnement, status en klantnummer.
- Standaard worden bestaande leden bijgewerkt en niet dubbel aangemaakt. GymFlow herkent ze aan klantnummer, e-mail of naam met geboortedatum.
- Je ziet eerst een voorbeeld en er wordt niets opgeslagen tot je bevestigt. Standaard importeert alleen de eigenaar.
Voedt: Ledenlijst, Mailings
GymFlow staat naast je ledenadministratie
Contracten, prijzen en incasso staan in je ledenadministratie. Dat blijft zo. GymFlow doet het werk eromheen: aanvragen opvolgen, de inbox, het werkrooster, taken, tickets en ledenbehoud.
Daarvoor gebruikt GymFlow gegevens die je al hebt. Wie er lid is, staat in je ledenadministratie. Wie er binnenkwam, weet je incheck-systeem. Een nieuwe aanvraag ligt in je mail. GymFlow leest ze daar uit, zodat niemand ze overtypt.
GymFlow staat niet bij de deur en int geen geld. Het opent geen poort en maakt geen facturen. Het is er voor je team: je leden krijgen een link, geen app.
Wat er binnenkomt en wat eruit gaat
Per koppeling: wat GymFlow leest, wat GymFlow verstuurt en hoe snel dat gaat.
| Koppeling | Komt binnen in GymFlow | Gaat uit GymFlow | Hoe snel |
|---|---|---|---|
| Gymly | Leden, abonnementen, pauzes, opzeggingen en check-ins | Niets. GymFlow leest alleen | Direct via de webhook, en elke nacht om 04:00 uur een volledige controle |
| Microsoft 365 en Outlook | Mail: aanvragen, inschrijvingen, opzeggingen en gesprekken met leden | Antwoorden en mailings, vanaf je eigen adres | Binnen seconden |
| Gmail en andere postvakken | Dezelfde mail, gelezen via IMAP | Antwoorden en mailings via SMTP, vanaf je eigen adres | Elke 5 minuten |
| WhatsApp Business | Berichten van klanten op je eigen nummer | De inplan-link, herinneringen en antwoorden | Direct |
| Sms | Niets. Een antwoord op een sms komt niet binnen | De inplan-link en berichten, alleen naar Nederlandse nummers | Binnen seconden na een nieuwe aanvraag |
| Webhook voor je website | Aanvragen, inschrijvingen en opzeggingen uit je formulieren | Niets | Direct |
| Andere incheck-systemen | Bezoeken | Niets | Zodra je systeem ze verstuurt |
| Import uit CSV of Excel | Je ledenbestand | Niets | Eenmalig, bij de start |
WhatsApp loopt via Meta en sms via Twilio. Dat zijn externe verwerkers.
Wat je nodig hebt om te koppelen
Wat je zelf koppelt, doe je in de instellingen van de app. Een stap die je als eigenaar niet zelf doet, staat daar als 'Regelt Root & Logic'.
- Gymly
- Een API-sleutel uit Gymly en een webhook die je daar zelf aanzet. Alleen de eigenaar kan koppelen.
- Microsoft 365 en Outlook
- De Microsoft-login van het postvak. In een zakelijke omgeving soms één keer goedkeuring van je IT-beheerder.
- Gmail en Google Workspace
- Een app-wachtwoord van 16 tekens. Daarvoor moet tweestapsverificatie bij Google aan staan.
- Mail op je eigen domein
- De IMAP- en SMTP-gegevens van je mailprovider.
- WhatsApp Business
- Een computer of iPad, je eigen Facebook-account en ongeveer 5 minuten. Voor automatische berichten vraagt Meta een betaalpas.
- Sms
- Niets. Sms loopt via het account van GymFlow.
- Webhook voor je website
- Je websitebouwer zet één adres in het formulier. Voorbeelden in cURL, JavaScript en PHP staan in de app.
- Andere incheck-systemen
- Een aanvraag in de app. Root & Logic regelt de koppeling met je leverancier.
- Import
- Een export van je ledenbestand als CSV of Excel (.xlsx).
Zo zie je of een koppeling werkt
In de instellingen staat onder Alle koppelingen elke koppeling op één lijst, met de stand erbij.
-
De stand komt uit je eigen gegevens
Bij Gymly zie je hoeveel leden gekoppeld zijn en wanneer de laatste sync was. Bij je mail zie je het aantal postvakken en de laatste controle.
-
Een fout staat op de regel zelf
Een verlopen login of een postvak met een fout staat bij de koppeling waar het over gaat. Mail en de webhook test je met één knop.
-
Uitzetten, met een waarschuwing vooraf
Mail ophalen, Gymly bijhouden en de webhook hebben elk een schakelaar. Zet je er een uit, dan zegt GymFlow eerst wat er stopt. De koppeling zelf blijft staan.
Staat je systeem er niet bij
Dan zijn er vier wegen. Welke past, hangt af van wat je systeem kan.
-
Een andere ledenadministratie
Je zet je ledenbestand één keer over uit een CSV- of Excel-export. GymFlow herkent de kolommen en jij past aan wat niet klopt. Stuurt je pakket een bevestigingsmail bij elke inschrijving, dan herkent GymFlow die in je postvak. Een doorlopende koppeling met een ledenadministratie is er nu alleen met Gymly.
-
Een ander incheck-systeem
Je vraagt de koppeling aan in de app. Root & Logic bekijkt met je leverancier of die de bezoeken naar GymFlow kan sturen. Zonder bezoekdata staan Aandacht en Bezoek niet in het menu. Aanvragen, inbox, werkrooster en taken werken ook zonder.
-
Een formulier dat alleen mailt
Kan je website geen webhook sturen, dan leest GymFlow de formuliermail uit je postvak. Wijs één mail aan als aanvraag en GymFlow herkent die afzender of dat onderwerp daarna zelf.
-
Iets wat hier niet staat
Een koppeling met een ander systeem bouwt Root & Logic op maat. Dat is maatwerk op aanvraag en zit niet standaard in GymFlow.
eGym is een module, geen koppeling
Heb je een eGym-circuit, dan telt de module eGym de trainingen per lid met een eigen scanner bij het circuit. Na het ingestelde aantal, standaard 24, krijgt het lid een link om een nieuwe intake te plannen.
GymFlow leest daarvoor niets uit de software van eGym. De module is een uitbreiding en staat uit tot hij voor je club wordt aangezet.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn ledenadministratie vervangen als ik met GymFlow ga werken?
Nee. GymFlow werkt naast je ledenadministratie en leest eruit wat het nodig heeft. Contracten en incasso blijven in je eigen pakket.
Schrijft GymFlow iets terug naar Gymly?
Nee, GymFlow leest alleen. De koppeling doet uitsluitend leesverzoeken, dus een wijziging aan een lid doe je in Gymly.
Hoe snel staat een aanvraag uit mijn mailbox in GymFlow?
Bij Outlook en Microsoft 365 binnen seconden. Gmail en andere postvakken controleert GymFlow elke 5 minuten. Een formulier dat via de webhook van je website komt, is er direct.
Wat als mijn incheck-systeem niet Gymly is?
Dan vraag je de koppeling aan in de app en regelt Root & Logic hem met je leverancier. Voorwaarde is dat je systeem bezoeken naar GymFlow kan sturen. Gymly is nu het enige incheck-systeem dat je zelf koppelt.
Blijft de WhatsApp Business-app op mijn telefoon werken?
Ja, als je bij het koppelen kiest voor Huidig nummer behouden. GymFlow appt dan mee op hetzelfde nummer. Open de app wel minstens elke 14 dagen, anders verbreekt Meta de koppeling.
Zie het met je eigen club
In een demo lopen we jouw dag door: van de eerste aanvraag tot het rooster van volgende week.