Veelgestelde vragen over GymFlow

GymFlow is software voor sportscholen die het dagelijkse werk regelt: aanvragen opvolgen, de inbox, het werkrooster, taken, tickets en ledenbehoud. Het werkt naast je ledenadministratie en koppelt ermee.

Nee. Contracten en incasso blijven in je ledenadministratie en GymFlow doet het werk eromheen. Koppel je Gymly, dan leest GymFlow de leden, abonnementen en check-ins daaruit en blijft Gymly de ledenadministratie.

Nee. GymFlow heeft geen betaalprovider, maakt geen facturen en staat niet bij de deur. Wel kan het urenoverzicht per loonperiode per mail naar je boekhouder, en houdt GymFlow voor personal training bij wat er nog te factureren staat.

Nee, GymFlow is er voor het team. Leden en leads krijgen een link, bijvoorbeeld om een kennismaking in te plannen of een opzegreden door te geven. Op die pagina's staat het logo of de naam van je eigen club.

Voor eigenaren, managers, baliemedewerkers en trainers van sportscholen, fitnessclubs en studio's. Elke rol heeft zijn eigen schermen: een medewerker ziet standaard alleen zijn rooster, ruilen en verlof.

28 modules in vijf groepen: aanvragen en sales, inbox en AI, team en planning, leden en behoud, en club en beheer. Vijf daarvan zijn een uitbreiding die per club aangaat: de WhatsApp-assistent, Ruimtes, eGym, Muziek per leeftijd en Inventaris.

Ja. Modules staan per club aan of uit. Een module die uit staat, staat ook niet in het menu, dus je team ziet alleen wat je gebruikt.

Nee, dat doet Root & Logic voor je club. Je geeft door welke modules je wilt, bijvoorbeeld via Stel je pakket samen. Hoe een module werkt, stel je daarna voor het grootste deel zelf in.

Het meeste: teksten, tijden, meldingen, rechten en bewaartermijnen. Instellingen heeft zeven groepen en bij elke pagina staat in één zin wat je er regelt. Functies als de afspraak-herinnering en de pincode aan de balie staan uit tot je ze aanzet.

Ja. Je koppelt Gymly zelf met een API-sleutel, waarna GymFlow leden, abonnementen, pauzes, opzeggingen en check-ins uitleest. GymFlow schrijft nooit iets terug naar Gymly.

Ja, op aanvraag. Gymly koppel je zelf en een ander incheck-systeem koppelt Root & Logic samen met je leverancier. Zonder bezoekdata werkt GymFlow ook, alleen Aandacht en het bezoekoverzicht hebben die data nodig.

Met de import, of via de koppeling met Gymly. De import leest CSV en Excel, herkent de kolommen zelf en laat eerst een voorbeeld zien. Leden die er al in staan, worden bijgewerkt en niet dubbel aangemaakt.

Outlook en Microsoft 365, Gmail en Google Workspace, en zakelijke mail via IMAP, tot 3 postvakken per club. Mail uit Outlook of Microsoft 365 is er binnen seconden. Gmail en andere postvakken worden elke 5 minuten gecontroleerd.

Ja, via een webhook. Je website stuurt een aanvraag, inschrijving of opzegging naar één adres per club en die staat direct in GymFlow. Een formulier dat alleen mailt werkt ook, want GymFlow leest het postvak.

Vier stappen invullen: je clubgegevens, de bemande uren, je soorten aanvragen en de e-mail. De app laat zien welke stap nog open staat. Bij het koppelen van de e-mail helpt Root & Logic.

Ja. GymFlow is er als app voor iPhone, iPad en Android en in de browser op app.gymflow.nl. Overal werk je met dezelfde gegevens: wat de balie op de telefoon afvinkt, staat direct op de laptop van de manager.

Via een uitnodiging van de eigenaar of de manager. De medewerker krijgt een mail en kiest zelf een wachtwoord, of krijgt er een die hij meteen kan wijzigen. Zelf registreren in de app kan niet.

Ja, pushmeldingen, ook als de app dicht is. Er zijn 23 soorten meldingen. De club kiest welke aanstaan en wanneer het stil is, bijvoorbeeld van 22:00 tot 07:00 uur.

In datacenters in de EU: de database, de bestanden, de back-ups en de serverfuncties draaien in Nederland en België. De AI draait bij Google via het EU-endpoint. Sms loopt via Twilio en WhatsApp via Meta, en dat zijn externe verwerkers.

Met een wachtwoord en, als je dat aanzet, tweestapsverificatie via een authenticator-app. De eigenaar kan die tweede stap verplichten voor eigenaar en manager of voor iedereen. Aan de balie kan elke medewerker een eigen pincode van 4 tot 6 cijfers krijgen.

Standaard niet. Op het niveau Jij keurt goed schrijft de AI een concept en verstuur jij het. Alleen de WhatsApp-assistent, een uitbreiding, kan zelf antwoorden als je dat aanzet.

Ja. De verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG staat op gymflow.nl/verwerkersovereenkomst en maakt deel uit van elke overeenkomst.

Ja. Staat data-export voor je club aan, dan exporteert de eigenaar per onderdeel een CSV-bestand of alles in één zip, en downloadt hij de wekelijkse back-up. Stop je met GymFlow, dan kun je tot 30 dagen na de einddatum een laatste export opvragen.

Dat hangt af van de modules die je kiest. Daarom staan er geen prijzen op deze site. Stel je pakket samen op gymflow.nl/pakket-samenstellen, dan krijg je na een demo een voorstel.