Zo gaat GymFlow om met de gegevens van je club
GymFlow beveiligt de gegevens van je sportschool met tweestapsverificatie, rechten per account die de server afdwingt en een afgeschermde omgeving per club. De database, de bestanden en de back-ups staan in datacenters in de EU, en de bewaartermijnen stel je zelf in.
Wie erbij kan
-
Tweestapsverificatie met een authenticator-app
De eigenaar maakt de extra code verplicht voor niemand, voor eigenaar en manager of voor iedereen, meteen of na 3, 7 of 14 dagen. Het werkt alleen met een authenticator-app. Codes per sms zijn er niet.
-
Rechten per account, afgedwongen op de server
Bovenop de rol geef je één account extra rechten: per module, per pagina en per knop, met een niveau zoals Alleen bekijken. Wat uit staat, verdwijnt uit het scherm. Het niveau en de verlooptijd dwingt de server af, en waar het kan ook de losse knop.
-
Toegang voor een paar uur
Een recht kan een tijdslot krijgen van 1 uur, 2 uur of een eigen aantal uren. Daarna vervalt het vanzelf. Elke wijziging in rechten staat in het systeem-logboek.
-
Een eigen pincode aan de balie
Deelt de balie één account, dan ontgrendelt elke medewerker met een eigen pincode van 4 tot 6 cijfers en staat wat hij doet op zijn naam. Na 5 foute pogingen zit die persoon 15 minuten op slot. De pincode staat uit tot je hem aanzet.
-
Elke club gescheiden
Alle clubs draaien op hetzelfde platform, elk in een eigen afgeschermde omgeving. De server controleert bij elk verzoek of het account bij die club hoort.
Vier logboeken
Je vindt ze onder Instellingen, Gegevens en logboeken.
- Activiteit
- Wat de balie met elke aanvraag deed: gebeld, link verstuurd, ingepland of verwijderd.
- Kennismakingen
- De historie van elke kennismaking: lid geworden, geen abonnement of niet gekomen.
- Systeem
- Wie wat veranderde in de app: aanmaken, wijzigen, verwijderen en instellingen. Alleen de eigenaar leest dit logboek.
- Berichten
- Elke mail, sms, WhatsApp en pushmelding die GymFlow namens de club verstuurde, met de stand.
Back-up en export
Alles staat op één pagina: Instellingen, Gegevens en logboeken, Gegevensoverzicht.
- Automatische back-up
- Elke week per club, vanaf maandag 03:00 uur. Mislukt hij, dan volgt de volgende ochtend een nieuwe poging.
- Zelf een back-up maken
- Met Nu back-up maken, hooguit één keer per uur.
- Wat blijft staan
- 4 wekelijkse en 3 zelf gemaakte back-ups, plus wat je met het slotje bewaart.
- Downloaden
- Alleen de eigenaar, via een link die een kwartier geldig is.
- Export
- Een CSV-bestand per onderdeel (klanten, rooster, werk, logboek) of alles in één zip. Er is ook een volledige download met alle velden en bijlagen.
- Vastlegging
- Elke export, download en bewaarde back-up staat in het systeem-logboek, met wie het deed.
Bewaartermijnen stel je zelf in
GymFlow kent 43 soorten gegevens, elk met een eigen termijn. Je stelt ze zelf in, op vijf na: de ledenlijst, de afmeldlijst, het PT-tegoed, het log van Acties (180 dagen) en onbekende eGym-scans (90 dagen). Het werkrooster blijft minimaal 365 dagen staan.
Standaard blijven open aanvragen 30 dagen staan, kennismakingen 90 dagen en gesprekken in de Inbox 2 jaar. Oud-leden, opzeggingen, bezoeken en contactmomenten blijven standaard altijd bewaard. Wil je dat korter, dan stel je dat zelf in.
Elke nacht ruimt GymFlow op wat over de termijn is en schrijft per club op wat er is verwijderd. Verwijder je een lid, dan gaan zijn contactmomenten en mail meteen mee, en ruimt de server 90 dagen later ook zijn bezoeken op.
Waar je gegevens staan
GymFlow draait op Firebase van Google.
- Database
- Datacenters in de EU: Nederland en België.
- Bestanden en back-ups
- Datacenter in de EU: België.
- Serverfuncties
- Datacenter in de EU: België.
- AI
- Bij Google, via het EU-endpoint van Vertex AI. Google documenteert daarvoor opslag en verwerking in de EU.
- Versleuteling
- Tijdens transport (TLS) en in opslag.
Twee kanalen lopen via een externe verwerker
-
Sms via Twilio
Sms'jes gaan via Twilio, een bedrijf in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Zet je onder Instellingen, Meldingen het kanaal Sms uit, dan gaat er geen sms meer naar leads of leden.
-
WhatsApp via Meta
WhatsApp-berichten gaan via Meta, op het eigen WhatsApp Business-nummer van de club. Dat geldt alleen voor clubs die WhatsApp koppelen.
Wat de AI te zien krijgt
-
Jij kiest hoe ver de AI gaat
Er zijn drie niveaus voor de hele club: Geen AI, Alleen meekijken en Jij keurt goed. Op het hoogste niveau schrijft de AI een concept en verstuur jij het.
-
Per bron een schakelaar
Onder Kennisbank, Toegang bepaal je wat de AI uit het dossier van een lid mag zien: abonnement en contract, opzegging en pauze, bezoeken, afspraken en PT, de aanvraag van een lead en eerder contact.
-
De WhatsApp-assistent is een uitbreiding
Alleen deze assistent kan zelf antwoorden, en alleen als je club de uitbreiding heeft en jij hem aanzet. Je kunt hem ook laten voorstellen en de balie laten goedkeuren.
De verwerkersovereenkomst
Voor de gegevens van je leden ben jij als sportschool de verwerkingsverantwoordelijke en is GymFlow de verwerker. De verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG maakt deel uit van elke overeenkomst en staat op gymflow.nl/verwerkersovereenkomst.
Contractpartij is Jawkou Trading B.V., handelend onder de naam GymFlow. Bij een datalek informeert GymFlow de club zonder onredelijke vertraging, zodat jij kunt beoordelen of een melding nodig is.
Stop je met GymFlow, dan kun je tot 30 dagen na de einddatum een laatste export opvragen. Daarna worden de gegevens binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd. Zo staat het in het data- en bewaarbeleid op gymflow.nl/data-bewaarbeleid.
AVG in het dagelijkse werk
-
Bezwaar per lid
Staat bij een lid bezwaar aan, dan slaat elke mailing hem over, ook als je hem per ongeluk selecteert. De server dwingt dat af.
-
Afmelden met één klik
Elke mailing heeft een persoonlijke afmeldlink. Gmail en Outlook tonen ook hun eigen afmeldknop.
-
Persoonlijke links
De inplan-link en de link voor een opzegreden zijn persoonlijk en eenmalig. De pagina's erachter staan niet in zoekmachines.
-
Toestemming bij het koppelen van Gymly
Alleen de eigenaar koppelt Gymly en geeft daarbij toestemming voor de gegevensverwerking. De sleutel wordt versleuteld bewaard. Het scherm toont alleen de laatste vier tekens.
Veelgestelde vragen
Staan mijn gegevens in de EU?
De database, de bestanden, de back-ups en de serverfuncties draaien in datacenters in de EU, in Nederland en België. De AI draait bij Google via het EU-endpoint. Sms loopt via Twilio en WhatsApp via Meta, en dat zijn externe verwerkers.
Kan een medewerker bij gegevens die hij niet mag zien?
Nee. Rechten gelden per account en de server dwingt ze per module af: wie een module niet mag, ziet hem niet en kan de gegevens ook niet lezen. Een account krijgt ook alleen meldingen over wat het mag zien.
Wie kan een back-up of export downloaden?
Alleen de eigenaar. Een back-up download je via een link die een kwartier geldig is, en elke export of download staat in het systeem-logboek.
Leest de AI alles mee over mijn leden?
Alleen wat jij toestaat: onder Kennisbank, Toegang zet je per bron aan of uit wat de AI uit een dossier mag zien. Op het niveau Geen AI deelt de AI niets in en schrijft hij geen concepten. Aanvragen, inschrijvingen en opzeggingen uit mail worden dan nog wel herkend.
Is er een verwerkersovereenkomst?
Ja. De verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG staat op gymflow.nl/verwerkersovereenkomst en maakt deel uit van elke overeenkomst. Contractpartij is Jawkou Trading B.V., handelend onder de naam GymFlow.
Heeft GymFlow een ISO-certificaat of een onafhankelijke audit?
Nee, GymFlow heeft geen certificering en geen onafhankelijke audit. Wat er wel geregeld is, staat op deze pagina. De verwerkersovereenkomst geeft je als club het recht om zelf een audit te laten uitvoeren.
Zie het met je eigen club
In een demo lopen we jouw dag door: van de eerste aanvraag tot het rooster van volgende week.