Plan een demo

Jouw data blijft van jou

Gegevens en back-ups is het deel van GymFlow waar je ziet wat er van je club is opgeslagen, hoe lang het blijft staan en hoe je het meeneemt. Elke week maakt GymFlow vanzelf een back-up per club, en de eigenaar exporteert alles wanneer hij wil.

Plan een demo Zet in je pakket

Hoort bij het basispakket.

Het Gegevensoverzicht met de back-ups van de club.

Wat het je oplevert

  • Elke week een gecontroleerde back-up

    Vanaf maandag 03:00 maakt GymFlow een back-up van alles van de club, bijlagen inbegrepen. Elke back-up wordt nageteld voordat een oudere weggaat.

  • Je neemt alles mee

    Alles in één ZIP bevat een CSV per onderdeel voor Excel en JSON met alle velden. Losse CSV-bestanden filter je op een periode.

  • Een bewaartermijn per soort

    Voor 37 soorten gegevens zie je waar ze staan en hoe lang ze blijven, en elke nacht om 04:00 ruimt GymFlow op wat ouder is. Standaard beheert Root & Logic de termijnen; wij kunnen ze voor je openzetten zodat je ze zelf wijzigt.

Zo werkt het

  1. Maandag 03:00

    De wekelijkse back-up start vanzelf. Mislukt hij, dan volgt de volgende ochtend een nieuwe poging.

  2. Elke nacht om 04:00

    GymFlow ruimt op wat ouder is dan de ingestelde termijn. Open aanvragen gaan standaard na 30 dagen uit de pijplijn; oud-leden en opzeggingen blijven standaard altijd staan.

  3. Donderdag, vlak voor een grote import

    Je tikt op Nu back-up maken. Dat kan één keer per uur, en met het slotje bewaar je een back-up zo lang je wilt.

  4. De boekhouder vraagt de uren van het kwartaal

    Je kiest het CSV-bestand met de uren, zet de periode en downloadt. In het systeem-logboek staat wie de export maakte en hoeveel regels erin zaten.

De pagina Bewaren en exporteren met bewaartermijnen.
Bewaartermijnen stel je zelf in.

De feiten

Wekelijkse back-up
Per club, vanaf maandag 03:00
Wat blijft staan
4 wekelijkse en 3 zelf gemaakte back-ups, plus wat je met het slotje bewaart
Bewaartermijnen
37 soorten gegevens, waarvan 5 vast; standaard onder meer kennismakingen en afgeronde tickets 90 dagen, taken 30 dagen
Logboeken
4: Activiteit, Kennismakingen, Systeem en Berichten, elk als CSV te downloaden
Waar het staat
Database, bestanden en back-ups in datacenters in de EU (Nederland en België)
Wat nooit meegaat
Wachtwoorden, pincodes en sleutels van koppelingen zitten niet in een export of back-up

Dit stel je zelf in

  • Welke back-up je met het slotje bewaart
  • Wanneer je zelf een back-up maakt met Nu back-up maken, hooguit één per uur
  • Welk CSV-bestand je downloadt en over welke periode
  • Wie naast de eigenaar het ledenbestand mag exporteren, per account
  • Zodra wij de termijnen voor je openzetten: per soort gegevens hoe lang ze blijven, en hoe ver de logboeken Activiteit, Systeem en Berichten teruggaan (7 tot 730 dagen)

Wat het niet doet. Een back-up terugzetten doe je niet zelf: dat doet Root & Logic op jouw verzoek.

Werkt samen met

Vragen over Gegevens en back-ups

Waar staat mijn data?

In datacenters in de EU. De database, de bestanden en de back-ups staan in Nederland en België, en de AI draait op het EU-endpoint van Google. WhatsApp loopt via Meta en sms via Twilio; dat zijn externe verwerkers.

Kan ik mijn data meenemen als ik overstap?

Ja. De eigenaar downloadt wanneer hij wil alles in één ZIP: de gegevens en bijlagen die nog bewaard zijn, met een CSV per onderdeel en JSON met alle velden.

Wist GymFlow gegevens vanzelf?

Alleen wat ouder is dan de termijn die ervoor geldt. Voor oud-leden, opzeggingen, bezoeken en contactmomenten is de standaard altijd bewaren. Wil je daar een termijn op, dan stellen wij die voor je in.

Wie kan een back-up downloaden?

Alleen de eigenaar. De link werkt een kwartier en voor één volledige download, en elke download staat in het systeem-logboek.

Past goed bij

Zie het met je eigen club

In een demo lopen we jouw dag door: van de eerste aanvraag tot het rooster van volgende week.

Plan een demo Stel je pakket samen