Plan een demo

Eén inbox voor mail en WhatsApp

De Inbox van GymFlow is de gedeelde inbox van je sportschool: alle mail uit de postvakken die je erin zet, als gesprekken, met WhatsApp in hetzelfde scherm. Elk gesprek is ingedeeld op soort en heeft een samenvatting van één regel, en je antwoordt vanaf je eigen mailadres.

Plan een demo Zet in je pakket

Hoort bij het basispakket. Nodig: Minstens één gekoppeld postvak dat je in de inbox zet.

De Inbox met een geopend gesprek van een lid, de soort van de mail en de volgende stap.

Wat het je oplevert

  • Eén lijst voor het hele team

    De mail van info@ en verkoop@ staat in één lijst. Per gesprek zie je wie het oppakte en of er nog een antwoord nodig is.

  • Van bericht naar actie

    Van een aanmelding maak je met één knop een lead. Een opzegging of pauze leg je vast, van de rest maak je een taak.

  • Je postvak blijft kloppen

    Wat je in GymFlow leest of archiveert, staat in Outlook of Gmail ook zo, en andersom.

Zo werkt het

  1. 08:30, de mail van vannacht staat ingedeeld

    De balie ziet per gesprek de soort, bijvoorbeeld Aanmelding of Pauze. Nieuwsbrieven en spam staan standaard al in het archief.

  2. Een aanmelding wordt een lead

    Bij een mail over een proefles staat de knop Lead maken. GymFlow laat eerst zien wie al op de afzender lijkt, zodat één persoon geen twee kaarten krijgt.

  3. Antwoorden vanaf je eigen adres

    Je antwoordt in dezelfde draad, vanaf het postvak waar de mail binnenkwam, met tot 10 bijlagen. Een interne notitie voor een collega gaat niet naar de klant.

  4. Opruimen in je Outlook-mappen

    Verplaats je een gesprek naar een map, dan staat de mail in Outlook in dezelfde map. Een nieuwe map uit Outlook staat binnen een uur in GymFlow.

De Inbox met de mappen van het postvak aan de linkerkant.
De mappen van je postvak staan in de Inbox.
De Inbox op een telefoon.

De feiten

Nieuwe mail
In de Inbox elke 2 minuten opgehaald; uit Outlook en Microsoft 365 binnen seconden
Soorten
26, van aanmelding, opzegging en pauze tot leverancier en sollicitatie
Postvakken
Maximaal 3 van de club: Outlook, Microsoft 365, Gmail of een eigen domein via IMAP
Afzender
Lid, lead of collega, bepaald uit je eigen gegevens en niet door het AI-model
Volgende stap
Volgt je eigen opvolging per soort aanvraag: bellen of de inplan-link sturen
Geen dubbel antwoord
Mailt GymFlow het lid zelf over zijn opzegging, dan staat het antwoordvak op slot tot je Toch zelf antwoorden kiest
Bewaartermijn
Standaard 2 jaar, in te stellen van 190 dagen tot 10 jaar

Dit stel je zelf in

  • Welke postvakken in de inbox staan
  • Per persoon: de Inbox, WhatsApp of allebei
  • Wie per postvak meeleest, en welke soorten hij daar ziet
  • Per soort: in de inbox, naar het archief of met een concept
  • De volgende stap per soort: Lead maken, Opzegging of Pauze vastleggen, Taak maken
  • Of een formuliermail alleen onder Formulieren staat
  • Eén handtekening voor alle postvakken of een eigen per postvak

Wat het niet doet. Een mail doorsturen kan nog niet vanuit de Inbox, en mappen neemt GymFlow alleen over uit Outlook en Microsoft 365.

Werkt samen met

Vragen over Inbox

Moet ik een ander mailadres gaan gebruiken?

Nee. Je koppelt het postvak dat je al hebt, en antwoorden gaan vanaf dat adres. Ze staan ook in je map Verzonden.

Ziet iedereen in het team alle mail?

Nee. De eigenaar leest alles, een manager ook tot je dat uitzet. De balie en andere medewerkers lezen alleen de postvakken waarvoor je ze toegang geeft.

Wat als ik een mail gewoon in Outlook beantwoord?

Dan staat je antwoord ook in het gesprek in GymFlow, en een concept dat klaarstond verdwijnt.

Staat WhatsApp er ook in?

Ja, zodra je een WhatsApp Business-nummer koppelt. WhatsApp staat dan onder Berichten, in hetzelfde scherm als de mail.

Past goed bij

Zie het met je eigen club

In een demo lopen we jouw dag door: van de eerste aanvraag tot het rooster van volgende week.

Plan een demo Stel je pakket samen