Plan een demo

GymFlow en ClubPlanner vergeleken

GymFlow en ClubPlanner (clubplanner.com/nl) zijn allebei software naast je ledenadministratie, met overlap in aanvragen opvolgen, afspraken, taken en het rooster. ClubPlanner heeft meer koppelingen, meer rapportages en AI-agents die zelf gesprekken voeren; in GymFlow ligt de nadruk op het werk van het team aan de balie en op de vloer, met de inbox, het werkrooster, taken en tickets.

Eerst: over welke ClubPlanner dit gaat

Twee bedrijven gebruiken deze naam. Deze pagina gaat over ClubPlanner van clubplanner.com/nl, dat zichzelf 'De CRM voor fitnessclubs' noemt en een bezoekadres in Amsterdam heeft.

Club Planner BV uit Maldegem in België (clubplanner.be) is een ander bedrijf, met een platform voor leden, betalingen en toegang. Daarover gaat deze vergelijking niet.

Wat ClubPlanner doet en GymFlow niet

  • Tientallen koppelingen

    ClubPlanner noemt op zijn site tientallen partners en gekoppelde systemen, waaronder Gymly, Virtuagym, Logifit, Sportbit, Sportivity en Magicline. In GymFlow koppel je één ledenadministratie zelf: Gymly. Een ander incheck-systeem wordt op aanvraag gekoppeld door Root & Logic, het team dat GymFlow bouwt.

  • Meer dan vijftig rapportages en een benchmark

    ClubPlanner meldt meer dan vijftig rapportages en een landelijke benchmark die samen met NL Actief is ontwikkeld. GymFlow heeft de overzichten Sales, Reactietijd en Retentie, en met bezoekdata ook Bezoek. Het vergelijkt je cijfers niet met die van andere clubs.

  • AI-agents die zelf het gesprek voeren

    De Verkoop Assistent van ClubPlanner staat als widget op je website en plant afspraken in. De Retentie Coach benadert leden via WhatsApp. GymFlow heeft geen chatwidget voor je website. De AI schrijft concepten die een medewerker verstuurt, en alleen de WhatsApp-assistent, een uitbreiding, kan zelf antwoorden.

  • Meerdere vestigingen in één dashboard

    ClubPlanner schrijft 'Beheer 2 tot 200 clubs' en beschrijft een organisatiedashboard met cijfers per vestiging. In GymFlow heeft elke club een eigen omgeving, zonder dashboard over de vestigingen heen.

  • Een loyaliteitsprogramma en NPS

    In de pakketten van ClubPlanner staan een loyaliteitsprogramma (shop, punten sparen, beloningen) en een NPS-meting. GymFlow heeft geen van beide.

  • Cijfers per bron

    ClubPlanner schrijft dat je prestaties per medewerker, bron en locatie analyseert. GymFlow toont cijfers per medewerker en per soort aanvraag, niet per bron of campagne.

Wat GymFlow doet

Dit zijn feiten over GymFlow zelf. Wat ClubPlanner op hetzelfde punt vermeldt, staat in de tabel eronder.

  • Aanvragen uit je eigen mailbox

    GymFlow leest maximaal 3 mailboxen van de club en maakt van een formuliermail een aanvraag. Mail uit Outlook of Microsoft 365 is er binnen seconden, andere mailboxen worden elke 5 minuten gecontroleerd.

  • Eerst een inplan-link, dan een belherinnering

    Standaard gaat de inplan-link binnen seconden de deur uit en kiest de aanvrager zelf een tijd binnen je bemande uren. Na 5 minuten zonder afspraak krijgt de balie een belherinnering. Zelf in te stellen.

  • De Inbox op je eigen mailadres

    De mail van de club staat als gesprekken in de Inbox en antwoorden gaan uit je eigen mailbox. AI schrijft een concept; een medewerker leest het na en verstuurt.

  • Het werkrooster met verlof en uren

    Een vast schema dat zichzelf vooruit plant (standaard 4 weken), ruilen in drie stappen met akkoord van de manager en verlof met een saldo. Het urenoverzicht kan per mail naar je boekhouder.

  • Tickets met foto

    Balie, manager en eigenaar melden elkaar wat stuk is of blijft liggen, met maximaal 6 foto's en drie statussen: Open, Wachten, Afgerond.

  • Reactietijd, gemeten in bemande uren

    GymFlow meet hoe snel de balie op een aanvraag reageert. Alleen de uren dat er iemand aan de balie staat tellen mee, en je ziet het per maand en per medewerker.

  • Opzeggingen uit je mailbox

    GymFlow herkent een opzegmail, zoekt het lid erbij en vraagt het oud-lid via een eigen pagina naar de reden. Twijfelgevallen wachten op een medewerker.

Per onderwerp naast elkaar

Per onderwerp wat ClubPlanner op zijn publieke pagina's schrijft en wat GymFlow doet. 'Niet vermeld' betekent dat wij het daar niet vonden, niet dat het product het niet kan.

OnderwerpClubPlanner (clubplanner.com/nl)GymFlow
Soort softwareNoemt zichzelf 'De CRM voor fitnessclubs' en werkt met koppelingen naar ledenadministratie-pakketten.Software voor het dagelijkse werk van het team, naast je ledenadministratie.
Betalingen, incasso en toegangscontroleNiet vermeld als eigen functie op hun publieke productpagina's. Wel partners voor ledenadministratie en toegangscontrole.Nee. Dat blijft in je ledenadministratie.
Koppeling met je ledenadministratieTientallen partners en gekoppelde systemen, waaronder Gymly, Virtuagym, Logifit, Sportbit, Sportivity en Magicline. De koppeling met de ledenadministratie zit in de pakketten Basis, Professional en Ultimate.Gymly koppel je zelf met een API-sleutel; GymFlow leest alleen en schrijft niets terug. Een ander incheck-systeem wordt op aanvraag gekoppeld.
Waar aanvragen vandaan komen'Call-ins, walk-ins en online leads komen overzichtelijk samen in één digitale takenlijst.' De koppeling met eigen leadformulieren zit in alle pakketten.Uit de mailbox van je club (maximaal 3), via een webhook van je website of met de hand ingevoerd.
Opvolging van een aanvraagPer lead wordt automatisch een taak ingepland. Per bron een eigen workflow, 'zoals walk in, telefoon, mail, website of campagnes'.Standaard gaat binnen seconden een inplan-link naar de aanvrager. Na 5 minuten zonder afspraak krijgt de balie een belherinnering. Zelf in te stellen.
Afspraak online inplannen'Online afspraken inplannen' staat in alle vier de pakketten.De aanvrager kiest zelf een tijd via een persoonlijke link. Alleen tijden binnen je bemande uren die vrij zijn in de agenda zijn te kiezen.
Pijplijn en rapportages'Volledige sales pipeline', dashboard en rapportages in alle pakketten. Meer dan vijftig rapportages en een landelijke benchmark, ontwikkeld met NL Actief.Pijplijn in vier stappen en een overzicht Sales met 22 panelen. Geen benchmark tegen andere clubs.
Cijfers per medewerker en per bron'Analyseer prestaties per medewerker, bron en locatie.' Een meting van de reactietijd: niet vermeld op hun publieke productpagina's.Reactietijd per medewerker, gemeten binnen bemande uren, en cijfers per soort aanvraag. Niet per bron of campagne.
Inbox voor het teamCommunicatie Inbox voor WhatsApp-gesprekken, websitechats en AI-interacties. E-mail als kanaal van die inbox: niet vermeld op hun publieke productpagina's.Inbox op het mailadres van je club; antwoorden gaan uit je eigen mailbox. WhatsApp staat in hetzelfde scherm en is een uitbreiding.
AIAI-agents die zelf gesprekken voeren: de Verkoop Assistent als widget op je website, de Retentie Coach via WhatsApp.AI sorteert de mail en schrijft concepten die een medewerker verstuurt. De WhatsApp-assistent (uitbreiding) kan zelf antwoorden als je dat aanzet. Geen chatwidget voor je website.
Rooster voor personeel'Uren roosteren' in alle pakketten, 'Personeelsplanning' alleen in Ultimate. De productpagina noemt herhaalopties, diensten ruilen en het registreren van gewerkte uren, overuren en verlof.Werkrooster met een vast schema dat zichzelf vooruit plant, ruilen in drie stappen, verlof met saldo en uren per loonperiode. Geen in- en uitklokken.
TakenTakenlijst in alle pakketten: 'Basis' in Starter en Basis, 'Volledig' in Professional en Ultimate. Automatisch aangemaakte taken: 0, 1 of onbeperkt, afhankelijk van het pakket.Takenlijst per dag met tijdvakken en vaste weekschema's. Automatische taken bij een inschrijving, opzegging of kennismaking zet je zelf aan.
Interne ticketsNiet vermeld op hun publieke productpagina's.Tickets tussen balie, manager en eigenaar, met maximaal 6 foto's en drie statussen: Open, Wachten, Afgerond.
Nieuwe leden en ledenbehoudOverzicht van hoe startende leden 'hun eerste 12 weken doorlopen', automatische opvolgflows en de AI Retentie Coach. Loyaliteitsprogramma vanaf het pakket Basis.Aandacht: per lid waarom het aandacht vraagt en wat de volgende stap is, met een overzicht van de eerste 12 weken. Werkt alleen met bezoekdata en staat uit tot je het aanzet.
Meerdere vestigingen'Beheer 2 tot 200 clubs', met een organisatiedashboard met cijfers per vestiging.Elke club heeft een eigen omgeving. Een dashboard over meerdere vestigingen is er niet.

Deze vergelijking is gebaseerd op de publieke pagina's van ClubPlanner (clubplanner.com/nl), gelezen op 12 november 2026. Aanbod en pakketten veranderen; controleer de actuele details bij ClubPlanner zelf. Klopt er iets niet, meld het via de contactpagina en we passen het aan.

Bronnen bij deze tabel (12)

Samen gebruiken of overstappen

Beide pakketten werken naast je ledenadministratie, dus bij een overstap blijft die zoals ze is. Een koppeling tussen GymFlow en ClubPlanner is er niet.

Gebruik je beide voor aanvragen, dan staat elke aanvraag op twee plekken en doet je balie dubbel werk. Naast elkaar werkt het alleen als elk een eigen deel doet. Je houdt bijvoorbeeld ClubPlanner voor sales en ledenbehoud en gebruikt GymFlow voor het Werkrooster of Tickets. Per club staat in GymFlow aan wat je afneemt.

Stap je over, dan komt je ledenbestand in GymFlow via de koppeling met Gymly of als CSV- of Excel-bestand. De import herkent de kolommen en je kunt de toewijzing aanpassen. Een rooster importeer je ook als CSV of Excel, met een controlestap voordat er iets wordt opgeslagen.

Voor open leads en de historie van je pijplijn is er geen import. Die rond je af in ClubPlanner of voer je met de hand in.

Wanneer kies je beter voor ClubPlanner

  • Je hebt meer dan één vestiging

    ClubPlanner beschrijft een organisatiedashboard met cijfers per vestiging. In GymFlow bekijk je elke club apart.

  • Je ledenadministratie is niet Gymly

    ClubPlanner noemt vaste integraties met verschillende ledenadministratie-pakketten. Kijk of het jouwe erbij staat. Bij GymFlow is het een aanvraag of een import.

  • Je wilt dat AI zelf het eerste gesprek voert

    Bij ClubPlanner voeren AI-agents het gesprek op je website en via WhatsApp. In GymFlow gaat een antwoord van AI standaard pas uit nadat een medewerker het heeft gelezen.

  • Je stuurt op rapportages en een benchmark

    Wil je je cijfers naast landelijke gemiddelden leggen, dan heb je aan de overzichten van GymFlow te weinig.

Veelgestelde vragen

Is GymFlow een alternatief voor ClubPlanner?

Voor een deel. Beide volgen aanvragen op, plannen afspraken en hebben taken en een rooster. Waar ze verschillen, staat in de tabel op deze pagina, met de bron erbij.

Over welke ClubPlanner gaat deze pagina?

Over ClubPlanner van clubplanner.com/nl, de CRM voor fitnessclubs. Club Planner BV uit Maldegem in België (clubplanner.be) is een ander bedrijf met een platform voor leden, betalingen en toegang.

Kan ik GymFlow en ClubPlanner naast elkaar gebruiken?

Het kan, maar er is geen koppeling tussen de twee. Gebruik je beide voor aanvragen, dan staat elke aanvraag op twee plekken. Het werkt alleen als elk een eigen deel van het werk doet.

Heeft GymFlow net zoveel koppelingen als ClubPlanner?

Nee. ClubPlanner noemt tientallen partners en gekoppelde systemen. GymFlow koppelt met Gymly, je mailbox, WhatsApp Business en je website; een ander incheck-systeem wordt op aanvraag gekoppeld.

Hoe actueel is deze vergelijking?

We lazen de publieke pagina's van ClubPlanner op 12 november 2026. Pakketten veranderen. Zie je iets dat niet klopt, meld het via de contactpagina en we passen de pagina aan.

Zie het met je eigen club

In een demo lopen we jouw dag door: van de eerste aanvraag tot het rooster van volgende week.

Plan een demo Stel je pakket samen